La importancia de una agenda bien organizada.

Parece un tópico pero una mala gestión de nuestra agenda laboral puede hacernos perder tiempo y dinero. Si constantemente recibes llamadas que alteran tu planning diario, olvidas citas con clientes, marcas tareas en días que resultan ser festivos u olvidas tareas pendientes no hay duda necesitas organizar mejor tu agenda. Para ello hay incluso cursos, hoy te damos unas claves.

Tener una agenda bien organizada es fundamental en diferentes ámbitos laborales, y a veces incluso personales. Se trata de un hábito que se va construyendo con experiencia y voluntad y que nos permite maxificar nuestro tiempo y reducir imprevistos en el día a día. Además, revisarla a primera hora de nuestra jornada es una buena costumbre que nos ayudará en el día a día.

Si eres un profesional que trabaja en diferentes aspectos al mismo tiempo: proyectos, citas con clientes, llamadas telefónicas, reuniones de equipo, por ejemplo, tener una agenda organizada se convierte en algo fundamental. Tener horas marcadas, por ejemplo, para atender llamadas o revisar los mails hará que estas tareas rutinarias no desvíen nuestra atención de otras labores que debemos realizar con los retrasos en las mismas que esto suele conllevar. Ser realista y dar prioridad a lo realmente importante es fundamental en la gestión de este tipo de agendas. Trucos como atender únicamente llamadas urgentes dejando el resto asignadas a un horario puede marcar la diferencia, así como dejar la gestión de las citas con los clientes o las reuniones en manos de una secretaria.

Hay otro tipo de empleos en los que, aunque de entrada la gestión de la agenda es más sencilla el funcionamiento de los mismos depende al 100% de que su gestión sea correcta y eficiente.
Hablamos, por ejemplo, de los consultorios médicos, donde tener las citas preasignadas, tener un protocolo para las mismas y atender perfectamente al paciente que llama se convierte en el punto de inflexión que hace que nuestro trabajo sea eficiente y nuestros pacientes reciban la mejor atención. Saber el tiempo que debemos asignar a cada tipo de consulta o contar con un listado actualizado al momento de reasignaciones en caso de cancelaciones hará que nuestra jornada laboral sea más organizada y por lo tanto trabajaremos más a gusto y con menos incidencias. En estos casos la contratación de un profesional específico para gestionar la agenda o la externalización del servicio se muestra como la mejor opción. Eso hará que siempre haya una persona atenta a cualquier modificación en la agenda, reduciendo notablemente el número de huecos que quedan sin cubrir, y hará que los pacientes se sientan mejor atendidos y cuidados, tanto telefónicamente – al ser siempre atendidos- como en las consultas – al no haber interrupciones en las mismas causadas por llamadas de otros pacientes-. Además, como ya hemos mencionado en entradas anteriores, eliminar estos ladrones de tiempo nos permitirá centrarnos en el core de nuestra empresa, en este caso las consultas de los pacientes.

Los expertos en temas de estrés laboral indican que los beneficios de una agenda organizada se ven también a nivel mental, disminuyendo el estrés. Eso sí, también hay que aprender a ser flexibles y asumir que no siempre podremos terminar el día con todo tachado.

Leopoldo Villa Silva
Co-Fundador & CEO de Externalízate

Mujeres emprendedoras.

Mujeres emprendedoras - Externalizate
El pasado 19 de noviembre se celebró en más de 144 países el día de la mujer emprendedora. La instauración de esta fecha se debe a una iniciativa de la escritora y presentadora de televisión Wendy Diamond. Poniendo nuestro granito de arena esta semana queremos dedicarles nuestro artículo a ellas, las emprendedoras.
Perfil de la emprendedora española (Datos estudio GEM)

Edad:  25 -34 años
Motivación:  70% emprenden por oportunidad de mercado.
Educación:  50% tiene estudios superiores.

El emprendimiento femenino en cifras.

El último informe GEM sobre emprendimiento femenino arroja, entre otras las siguientes cifras:

  • El 44,3 % de los emprendedores en España son mujeres.
  • En España hay unas 650.000 emprendedoras. El informe refleja que 128 millones de mujeres en el mundo están liderando empresas consolidadas, lo que indica que desde 2012 la brecha de género ha disminuido un 6%.
  • La diferencia que separa a mujeres y hombres emprendedores en España ha disminuido un 30% en los últimos 10 años. El porcentaje de empresas fallidas es un 14% más bajo que en el caso de los hombres.
  • La tasa de empleo autónomo femenina global ronda el 11% mientras que en España es del 4,5%.
  • La tasa de mujeres que ofrecen productos o servicios innovadores en España es similar a la media de Europa y se equipara a la de los hombres españoles. No obstante, las emprendedoras españolas poseen menos expectativas de crecimiento y sólo un 20% espera crear más de 6 puestos de trabajo en los próximos años.
De los datos a los nombres.

Detrás de las cifras que arroja el informe hay más de 650.000 nombres e historias de superación y emprendimiento femenino. Hoy hemos elegido quedarnos con tres de esos nombres. Concretamente con las tres emprendedoras españolas que este año han tenido el honor de ser invitadas a la Cumbre Global del emprendimiento en EE.UU.

Lucía Iborra 
Esta valenciana se estrenaba como emprendedora hace ya más de 20 años vendiendo zumos naturales. En 2014 fundó junto a su hermana VisualNACert. Sin perder de vista sus orígenes con esta nueva compañía tecnológica pretende digitalizar la agricultura con un software para gestión de fincas agrarias que permite controlar lo que está ocurriendo en el campo en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado a la red. Su compañía está formada por más de 30 personas y su software se utiliza en importantes plantaciones de 13 países. No contenta con eso desde Endeavor ayuda a otros emprendedores.

Marta Plana
Cofundadora de Digital Origin. Una compañía fundada en Londres que cuenta también con oficinas en Madrid y Barcelona y que ofrece microcréditos online utilizando algoritmos para aceptar o no las solicitudes. Es dueña de las conocidas quebueno y pagamastarde y su plantilla cuenta con más de 160 empleados.

Andrea Barber 
Barber fundó junto a otros dos socios en Madrid Rated Power, una startup madrileña que trabaja en el ámbito de la energía solar. La compañía ha creado un software de ingeniería para diseñar instalaciones de plantas solares fotovoltaicas. Su herramienta es capaz de diseñar estos espacios en minutos y se usa ya en 21 países. El pasado mes de octubre resultó ganadora del EDP Open Innovation.

Lo cierto es que, a pesar de que el número de mujeres emprendedoras no para de aumentar son pocas las que emprenden en campos innovadores o científicos. Es por eso que Women’s Age  ha puesto en marcha distintas iniciativas para fomentar el interés de las niñas en carreras técnicas y de ciencias como Girl in Tech o Stem Talent Girl. Además de apoyar a aquellas mujeres que ya han puesto en marcha negocios dando visibilidad a sus proyectos.

Según los datos arriba expuestos las mujeres suelen tener más éxito emprendiendo, lo que se achaca en general a que sus planes de negocio son más minuciosos y realistas. Además diversas ONGs han constatado que centrándose en la población femenina a la hora de crear negocios el éxito de los mismos y la mejora de las economías familiares es muy superior. Ya lo dice una conocida marca de moda: “The future is Female”.

Patricia Trobajo González
Co-fundadora de Externalízate

El paso definitivo: conseguir clientes.

Clientes Externalízate

Todo proyecto emprendedor tiene finalmente un mismo objetivo: conseguir clientes. Una vez desarrollada la idea, realizados los estudios de viabilidad, el plan de empresa y la inversión inicial llega el momento crucial de enfrentarse al mercado y conseguir captar la atención de nuestros potenciales clientes. Hoy repasamos algunas claves que harán este paso un poco más sencillo.

Deja que prueben tu producto.
Elegir unos cuantos clientes que se adapten a nuestro target y darles a testar nuestro producto puede ser una buena forma de empezar. Por una parte conseguimos que nuestro produzco entre ya a formar parte del mercado y, por otra, conseguimos referencias y también una retroalimentación que nos ayudará a detectar fortalezas y debilidades.

Ofertas, descuentos y promociones.
Todos sabemos lo que atrae desde un buen descuento a la palabra gratis. Crear packs “anticrisis”, ofrecer bonos descuento en redes sociales o hacer descuentos exclusivos para los primeros clientes son algunos de los ganchos más comunes. Otras acciones interesantes que podemos llevar a cabo en este campo son las pruebas gratuitas de servicios por un tiempo limitado – ideales para generar confianza y afianzar al cliente-, las ofertas a colectivos – colegios, asociaciones – o lo que conocemos como “plan renove” – trae tu producto viejo y te damos el nuestro nuevo con un descuento x-.

Muestra tu servicio y lo que lo hace especial.
Hacer formaciones, conferencias o jornadas de puertas abiertas puede ser una manera ideal de dar a conocer tu producto a tu público objetivo y conseguir clientes in situ. Además, este tipo de eventos, bien gestionados, suelen conllevar un importante boca a boca y te posicionarán como experto en tu campo.

La unión hace la fuerza.
Una buena opción es buscar partners que ofrezcan servicios combinables con el tuyo y llegar a un acuerdo para venderos mutuamente, lo que te hará llegar a público más amplio. Otra opción son las campañas de comarketing, quizá tu presupuesto no da para una campaña publicitaria pero uniéndote con otros podéis hacer una buena campaña con una inversión menor, por ejemplo entre comercios de un mismo barrio. Por último, está la opción más de moda, asistir a eventos de Networking, eso sí, debemos analizar antes a cuales nos interesa acudir, sino se convertirá en una pérdida de tiempo.

Analiza el mercado y el cliente.
Actualmente la gente se decanta más por ofertas personalizadas que por tarifas generalizadas. Muestra interés en lo que tu cliente objetivo necesita y ofrécele lo que me mejor se ajusta a esas necesidades, ni más ni menos. Conocer bien a tu competencia es fundamental para marcar tu rango de precios, si no quieres bajar precios hay otra opción mejor para competir ofrecer “algo más” por un mismo precio. Además estar al día de las acciones e imagen de la competencia te abrirá una nueva puerta, los clientes enfadados.

Cuida tu imagen on line y posiciónate.
Lo hemos dicho mil veces, pero es necesario volver a decirlo. Hoy en día si no estás en Internet no existes. Una buena página web, un buen posicionamiento SEO y unas redes sociales cuidadas son el mejor escaparate para tus posibles clientes.

No descartes el marketing tradicional.
Mailing, puerta fría, llamadas a clientes de bases de datos. Son métodos tradicionales pero su eficacia está más que demostrada. Además probar no cuesta nada, si tras una jornada a puerta fría no consigues un cliente al menos habrás mejorado tu forma de presentar el negocio y conocerás mejor las objeciones de los compradores, lo que te dará nuevas herramientas.

Convierte a tus clientes en tus mejores prescriptores.
No hay mejor publicidad que un cliente satisfecho. Cuídalos, hazles un seguimiento, anímales a opinar sobre tu empresa en redes sociales. También puedes ofrecerles descuentos por traer a nuevos clientes o precios especiales en nuevos productos que puedan ser de su interés. Hazles sentir especiales e importantes.

Y, como último consejo, ten calma. No es raro errar en las previsiones y que los primeros clientes tarden en llegar más de lo esperado pero sin rendirse y perseverando llegan los resultado.

Leopoldo Villa Silva

Co-Fundador & CEO de Externalízate

Influencers ¿si o no?

Influencers - Externalízate
El fenómeno influencer arrancaba hace unos años como un fenómeno pasajero para muchos. Hoy en día no sólo está asentado y cuenta con embajadores que facturan miles e incluso millones de euros al año sino que se ha convertido en un auténtico filón que sustituye la publicidad tradicional pero ¿Es una buena opción usar influencers en nuestro plan de marketing?

Un influencer es, ni más ni menos que una persona influyente. Es decir una persona que cuenta con cierta credibilidad sobre un tema concreto, y por su presencia e influencia en redes sociales se convierte en un buen prescriptor. Utilizar su influencia puede resultarnos útil para el lanzar un producto o servicio o marca de manera diferente, promocionar una determinada acción o evento y, como no, para ganar posicionamiento on line.

Por supuesto no todos los influencers son iguales, ni todo el que dice serlo lo es. Dentro de ellos podríamos distinguir dos categorías fundamentales: pequeños influencers, con menos de 10.000 seguidores y enfocado en un área geográfica o sector más reducido y grandes influencers, que acumulan entre muchos miles y millones de seguidores y han hecho del fenómeno influencer su profesión al 100% llegando a crear sus propias empresas  y marcas alrededor  de su imagen personal.

Los segundos son el escaparate perfecto para grandes marcas, que se los rifan, pero si eres un negocio más pequeño, con una influencia local o una pyme es en el primer grupo donde debes centrarte, fundamentalmente porque el caché de los segundos es inviable para una pequeña empresa. Elegir a alguien especialmente centrado en el sector en el que nos movemos o en nuestra área geográfica puede aportar un retorno significativo con una inversión mucho menor.

Partiendo de este primer filtro debemos tener en cuenta que no todos los influencers encajan con nuestra marca. A la hora de decantarnos por uno  u otro debemos buscar aquel cuyos seguidores se encuentran dentro de nuestro público objetivo y cuyo tono, estilo y valores se asemejan a los nuestros. También es importante tener en cuenta su capacidad para generar conversaciones, opiniones y reacciones en otros usuarios, lo que nos mostrará si sus seguidores son de calidad o un simple número.

Una vez elegido el influencer adecuado para nosotros falta ponernos en contacto con él. Para ello podemos hacerlo directamente, a través de su representante – que en muchos de los casos aparece visible en sus perfiles- o, si estamos un poco perdidos, acudir a una de las múltiples webs creadas para poner en contacto empresas e influencers como Coobis, Blog on brands o Brantube. Tal es la demanda de este perfil profesional que a su calor han nacido importantes StartUps españolas como Samyroad, Dequebuzz, SocialPubli o kasitoko.

Actualmente más de la mitad del engament que se logra en redes sociales procede de influencers por lo que, si se saben incluir de forma adecuada en la estrategia de marketing, lo resultados pueden ser muy interesantes. Todos conocemos la importancia de una buena opinión. Una opinión positiva sobre nuestro producto o servicio en redes sociales puede inclinar la balanza a nuestro favor de cara a un comprador indeciso, esto se ve multiplicado si dicha recomendación viene de alguien que cuenta con la confianza de la audiencia.  Además, son una gran opción si a nuestra marca le falta frescura o necesita un aire más actual. El éxito de los influencer es, hoy por hoy, indiscutible y se basa en su capacidad para crear conversación y llamar la atención, un buen conocimiento de sus seguidores y, sobre todo, constancia. Todas ellas características que muchas veces le faltan a una pyme.

Patricia Trobajo González
Co-fundadora de Externalízate

EMPRENDEDORES: MANUEL GARCÍA, Socio y Director de Zarpamos Aceleradora.

Hoy tenemos la oportunidad de conocer más de cerca a Manuel García, Socio y Director de una de las aceleradoras más influyentes en nuestro país. Emprendedor por naturaleza y con más de 25 años de experiencia en el mundo de Internet a sus espaldas, en 2013 decide ponerse a la cabeza de Zarpamos, un proyecto que no para de sumar alabanzas. Recientemente TicBeat y PortalFinanciero la han incluido en su “top five” y “top ten” de mejores aceleradoras nacionales.

Manuel G. Garcia - Externalízate

¿Cómo nace el proyecto de Zarpamos?

Después de muchos años como emprendedor con empresas propias y de recoger diversas experiencias, decido montar una Aceleradora para emprendedores en A Coruña, camino ya de nuestro 5 año. Hemos sido la primera en Galicia y 100% privada. El objetivo es transmitir a los emprendedores lo que es emprender desde la experiencia, lo difícil, que es y todo lo que puede pasar. Algo que ya hemos vivido nosotros antes.

¿Existe un boom de incubadoras y aceleradoras en España?

Lo que existe es un Boom de emprendedores o llamados “emprendedores”. Se juntan dos situaciones, una grave crisis que obliga a la gente a emigrar o migrar de método de vida y desde las instituciones y Europa se invita a emprender como la última oportunidad. Y la segunda, como siempre, la llegada de fondos europeos, esto hace que entre los que viven de los emprendedores, los que viven de decir que son emprendedores y que las empresas ven una buena oportunidad de RSC en el apoyo a ellos, se genera este BOOM, que por una parte ya empieza a desinflarse y por otra, se acerca una segunda ola, de multinacionales con sus propios programas de aceleración.

¿Qué significa para Zarpamos ser considerada una de las mejores aceleradoras nacionales?

Por un lado el reconocimiento al trabajo realizado, la gran labor de marca que hemos realizado y a nivel interno, un reconocimiento de que los pequeños, podemos llegar a competir con las grandes fortunas. Solo nos falta convencer a algún nuevo socio que nos aporte gran capital para ser algo más que una de las mejores. Nosotros seguimos igualmente nuestra línea de crecimiento, que ha sido significativo en este 2017 y que esperamos duplicar en el 2018.

¿Cuál es  exactamente la labor que desempeña una aceleradora?

Como cualquier otra empresa una aceleradora tiene sus objetivos y funciones. Zarpamos - ExternalízateZarpamos en concreto, desempaña la labor de acompañar a los emprendedores en diferentes fases y acometer tareas, dependiendo de su fase, que puedan ser realizadas con más celeridad y certeza.

¿En qué consiste el programa de aceleración +12?

El programa +12 son, doce semanas de trabajo con emprendedores en fase pre semilla o emprendedores cuyo modelo no haya funcionado (ventas), en esas 12 semanas, tienen formación aplicada en diversas áreas, como pacto de socios, comunicación, ventas, RRSS, innovación, empatía con cliente, plan de empresa, medios de pago… todo bajo modelo Lean Startup y sesiones individuales conmigo, para empezar a buscar soluciones y análisis de su proyecto. El objetivo es que validen ese modelo en 3 meses y se pongan en vías de ser invertidos. Estamos ya en la II edición del Programa +12, en esta edición, como elemento diferenciador, hemos incluido startups que están siendo aceleradas online, algunas de ellas en UK, Valencia o México.

Externalízate - Zarpamos empresas¿En qué proyectos de emprendedores están presentes actualmente?

Actualmente estamos en cerca de 25 proyectos. Alguno de ellos en fase de cerrar una primera ronda de más de 500.000€ y otros intentando alcanzar otras cotas más humildes como ser sostenibles. Lo primero es lo que mediáticamente vende, pero nuestro objetivo principal es hacer viables los proyectos por sí solos y que tengan la necesidad de financiación porque han demostrado que para escalar necesitan esa inversión.
Tenemos proyectos de HealthTech fruto del Programa de Aceleración de HealthTech y Biotech que estamos desarrollando con la participación de la Axencia Galega de Innovación, para Startups ya constituidas. Proyectos de ecommerce, proyectos de fintech actualmente hay 2, por decir algunas áreas.

¿Cómo ve Zarpamos de aquí a 5 años?

Pues intento planificar de año en año. Este 2018 toca consolidar la parte online, el programa internacional de Heatlhtech y empezar a realizar programas de aceleración adhoc para empresas( nuestro gran reto) creo que somos unos partners excelentes para esta labor. De aquí a 5 años, creo que Zarpamos tendrá un socio referente y no se donde estaremos los que somos socios ahora.

¿Cuál es el perfil de emprendedor en nuestro país?

Si nos referimos al que realmente realiza una actividad económica, creo que el perfil sería, de mas de 30 años con experiencias previas en otras iniciativas y también con experiencia por cuenta ajena. Siempre para perfil de Startup, que es a los que nos dedicamos nosotros.

Usted además de formar parte de Zarpamos tiene otros proyectos personales ¿Es duro emprender en España?

Es duro en cualquier país, bien es cierto que hay trámites y derivaciones legales, que en otros países son mejores, pero cada uno debe conocer las reglas del juego y decidir que quiere hacer. Conocemos a muchos que no paran de quejarse, pero después no mueven un dedo. Emprender es difícil, hay que trabajar, trabajar y ser honesto con los que te rodean. Creo que el mayor obstáculo al que nos enfrentamos los emprendedores es a nuestro ego y al entorno que atraemos.
Personalmente, las labores que hago como mentor o docentes en otras entidades, siempre repercute en Zarpamos en cuanto a contactos y marca. Quizás lo más personal, sea mi blog -recientemente seleccionado por Infoempleo y IMF Business School, como uno de los 6 mejores, a nivel nacional, en la categoría de emprendimiento-. Muchas veces, trato desde ahí, de hablar de manera directa y ácida sobre el emprendimiento, compartir herramientas útiles y decir todo lo que desde la marca Zarpamos, no sería adecuado – se ríe-.

¿Qué consejo le daría a quien está pensando en emprender?

Pues que venga a Zarpamos y que hable con nosotros para que le contemos que las posibilidades que existen. Que la experiencia es un grado y que si no tiene un colchón económico adecuado, no emprenda. También que las oportunidades pero hay que crearlas y mantenerlas, no sirve solo con querer.

 

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